Reemplazar espacios y enter en Word

A petición de algunas personas, he preparado este tutorial que  muestra el procedimiento paso a paso para reemplazar espacios consecutivos y enter  repetidos (párrafos en blanco) en un documento, usando el procesador de textos Microsoft Word.

Con frecuencia recibo esta solicitud de personas que descargan libros y otros documentos que han sido convertidos del formato PDF a texto y resultan con un archivo difícil de manejar y leer que, en lugar de la acostumbrada sangría en la primera línea de cada párrafo, se encuentran con cinco espacios seguidos al inicio de cada párrafo y peor aún, la separación entre cada párrafo esta hecha con dos o más enter. Todo el proceso se lleva a cabo usando los comandos de la ficha INICIO.

01 Ficha inicio

Caracteres no imprimibles

Los párrafos y los espacios no son visibles a simple vista, así que para verificarlo, lo primero que hacemos es activar la vista de caracteres no imprimibles a través del siguiente procedimiento:

  1. 02 no imprimiblesEn la ficha INICIO
  2. En el grupo de comandos Párrafo
  3. Hacemos clic en el botón Mostrar todo
  4. Ahora podrá ver claramente los caracteres no imprimibles como el espacio, los enter y tabuladores.

03 párrafo A1Una vez activados, veremos los caracteres no imprimibles de esta manera: los espacios con un punto en medio del renglón (·) y los enter con una marca de párrafo ().  En el ejemplo vemos claramente cinco espacios al inicio de cada párrafo (originalmente una sangría), y también vemos que entre los párrafos aparecen dos o más enter (), lo cual es un error de creación de párafos.  Vale la pena recordar que esta situación se presenta comúnmente en documentos de texto que se han convertido desde PDF.

Borrar los espacios múltiples

Podemos ver en el ejemplo de arriba que el mayor número de espacios repetidos son cinco, así que vamos a reemplazarlos por NINGUNO, eliminando así esa molestia y error.  Sería muy complejo hacerlo uno por uno, así que los vamos a hacer de manera masiva, en un sólo clic para todo el documento.  Para ello seguimos este procedimiento:

  1. En la ficha INICIO
  2. En el grupo de comandos Edición
  3. Hacemos clic en el botón Reemplazar
  4. Cuando se abra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar, lo diligenciamos como se aprecia en la siguiente gráfica.

06 diálogo buscar 03B.png

Importante: en este caso escribimos cinco (5) espacios, que es lo que detectamos en nuestro documento de ejemplo, pero en otro documento podría ser diferente.  El otro aspecto MUY importante es que en el campo “Reemplazar conno se debe escribir nada, para que cuando encuentre los cinco espacios consecutivos, simplemente los elimine.

Para hacer el reemplazo:

  1. Hacemos clic en el botón Reemplazar todos.
  2. Esperamos que el sistema nos indique cuántos reemplazos hizo
  3. 08 diálogo buscar 05Repetimos los pasos 1 y 2 hasta que indique que no hay más reemplazos.
  4. Luego repetimos TODO el mismo proceso pero ahora reemplazando los cinco espacios por cuatro espacios, y luego repetimos TODO EL PROCESO con tres espacios.
  5. Este paso es muy importante porque tiene una ligera diferencia y hacerlo mal podría dañar su documento:
    1. En el campo “Buscar” escriba dos (2) espacios
    2. En el campo “Reemplazar con” escriba UN (1) espacio (esta es la parte diferente)
    3. Utilice el botón Reemplazar todos hasta que el sistema le anuncie que ya no hay más reemplazos.
  6. ADVERTENCIA: NO haga este procedimiento con un (1) sólo espacio porque terminará con párrafos ilegibles porque se unirán todas las palabras en un desastre universal.

Finalmente tendrá un documento con este aspecto, donde sólo hay un espacio entre palabras, pero ahora tendremos que resolver otro problema – hay dos o más enter entre párrafo y párrafo:

10 párrafo B1.png

Borrar los enter que sobran

Esta era una forma antigua de escribir documentos, aunque es un error que también suele ocurrir al convertir archivos al formato texto – el doble enter al finalizar un párrafo para dar apariencia de un renglón vacío entre los párrafos.  Otras veces se hacía para mover texto residual a otra página.  Es un problema muy frecuente que tienen que enfrentar quienes tienen archivos antiguos y al convertirlo al nuevo formato terminan con grandes espacios entre párrafos. La solución es muy sencilla y se encuentra en el mismo cuadro de diálogo de Bus05 diálogo buscar 01.pngcar y reemplazar (Ficha Inicio, comando Reemplazar). En el lado inferior izquierdo se encuentra el botón Más que despliega una serie de opciones adicionales para la búsqueda y reemplazo como se puede apreciar en la imagen.

El paso crítico es lograr poner en el campo “Buscar” el código que represente un enter o salto de línea.  Para ello seguimos estos pasos:

  1. diálogo buscar B 01Hacemos clic en el botón “Especial” (abajo a la izquierda) donde se desplegará una lista con todos los caracteres especiales que se pueden buscar.
  2. Debemos seleccionar la primera opción de la lista “1 Marca de párrafo“.
  3. Algo MUY importante en este paso es que debemos hacerlo tres veces porque lo que queremos es que el programa encuentre tres enter consecutivos. Por cada vez que seleccionemos la opción “1 Marca de párrafo“, en el campo “Buscar” aparecerá el código “^p”.
  4. diálogo buscar 06

    Debemos tener el cuadro de diálogo como ilustra la gráfica.
    Importante: PRIMERO BORRE LOS ESPACIOS QUE PUEDA CONTENER CADA CAMPO del cuadro de diálogo, que quedaron del ejercicio anterior cuando quitamos los espacios.
     

  5. Utilice el botón “Reemplazar todos” hasta que el programa le informe que ya no hay más cambios.
  6. Repita los pasos 1 al 4 anteriores pero ahora sólo con dos marcas de párrafo en el campo “Buscar” hasta que el programa le informe que hizo todos los reemplazos posibles.
  7. IMPORTANTE: NUNCA reemplace con el campo “Reemplazar convacío porque entonces quedará con un enorme documento de un sólo párrafo, pero varias páginas.

Ahora tendrá un documento sin espacios ni enter repetidos, pero con un aspecto algo extraño y difícil de leer, como se pu14 Estilo Normalede apreciar en esta gráfica, porque se habrá perdido el espacio necesario entre los párrafos:

13 párrafo C

Paso final: formato de párrafos

Para darle el aspecto correcto al documento editado vamos a aplicar el el estilo normal para todo el documento:

  1. Seleccionamos todo el documento mediante la combinación de teclas Ctrl+E (Cuidado con este paso porque una vez seleccionado todo el texto bastará oprimir una tecla para borrar todas las páginas del archivo.  Si eso pasa no entre en pánico y recuerde que su amigo es Ctrl+Z)
  2. Ahora hacemos UN clic sobre el botón Estilo Normal ¡y listo! nuestro documento tendrá apariencia normal, fácil de leer. No olvide hacer un clic en cualquier parte del texto para quitar la selección de todo el documento y evitar accidentes.
    14 Estilo Normal
  3. Ahora su documento tendrá este aspecto:

16 párrafo E

Espero que este largo tutorial (poco más de 1.000 palabras) les sea de utilidad – a mí me será muy útil un “Me gusta“, sus comentarios y que compartan y recomienden mi trabajo.